Perfiles

El acceso a las distintas funciones del sistema se controla a través de perfiles. Cuando un usuario tiene un perfil determinado, tendrá acceso a todas las funciones que permita ese perfil.

No se debe confundir el perfil de usuario, que afecta el uso general del sistema, con los roles de un usuario, que solo afectan la participación del usuario en un flujo de trabajo específico. Es decir, un usuario puede tener cierta configuración de perfiles y, a la vez, participar en distintos procesos con distintos roles.

A continuación se describen cada uno de estos perfiles y las funciones asociadas a casa una de ellas.

Administrador de Organización

Company Manager

Este perfil da acceso a todas las funciones de administración del sistema, incluyendo el invitar usuarios a la organización o eliminarlos de ella y asignar perfiles a estos usuarios.

También tiene acceso a todos los procesos y sus elementos asociados:

• Crear y eliminar procesos.
• Alterar las propiedades y configuraciones de todos los procesos.
• Diseñar procesos y editar formularios.
• Configurar y comprar extensiones.
• Diseñar y modificar todas las analíticas de todos los procesos.
• Diseñar y modificar todos los reportes de todos los procesos.
• Invitar nuevos usuarios a la organización.
• Eliminar usuarios de la organización.
• Alterar los datos de la organización, tales como nombre, razón social, información de facturación y otros.
• Alterar el plan de la organización, ya sea mejorándolo (upgrade) o restringiéndolo (downgrade).

El Administrador de la organización también puede asignar el perfil de administrador a otros usuarios registrados en la organización.

Cuando un nuevo usuario se registra en el sistema como colaborador de la organización, el Administrador debe aceptarlo para que este pueda actuar como tal. Si el Administrador no lo acepta o lo rechaza, el usuario no podrá ser parte de la organización.

El primer usuario de una organización en registrarse, queda automáticamente con este perfil.

Administrador de Proceso

Process Administrator

Este perfil está asociado a un proceso en particular. No es un perfil que aplique automáticamente a todos los procesos de la organización, sino que solo a aquellos procesos que se designe. Así, un usuario puede administrar un proceso “A”, pero no tener ningún acceso al proceso “B”.

Este perfil otorga permiso para realizar todas las operaciones sobre un proceso, así como alterar cualquiera de sus propiedades e incluso el diseño del flujo, incluyendo sus formularios.

Entre estas funciones se cuenta:

• Activar y desactivar el proceso.
• Hacerlo público o privado.
• Agregar, modificar, ejecutar y eliminar analíticas.
• Agregar, modificar, ejecutar y eliminar reportes.
• Crear nuevas versiones de un proceso.
• Alterar el flujo y los formularios de un proceso.
• Asignar y eliminar usuarios de los roles del proceso.
• Agregar extensiones a un proceso.
• Eliminar el proceso.

Diseñador de Proceso

Process Designer

Este rol está orientado al analista o consultor que implementa un flujo de trabajo, pero que no tiene la autorización para administrarlo.

Este perfil está asociado a un proceso en particular. No es un perfil que aplique automáticamente a todos los procesos de la organización, sino que solo a aquellos procesos que se designe.

Este perfil otorga permiso para diseñar el flujo de un proceso, así como alterar sus propiedades y formularios.

Entre estas funciones se cuenta:

• Crear nuevas versiones de un proceso.
• Alterar el flujo y los formularios de un proceso.
• Asignar y eliminar usuarios de los roles del proceso.
• Agregar extensiones a un proceso.

Analista de Proceso

Process Analyst

Este perfil permite delegar las funciones de análisis y reporte de un proceso, sin necesidad de otorgar permisos para alterar el proceso de algún modo. Del mismo modo, permite segregar el acceso a datos e información confidenciales, que no deben estar disponibles para el común de los usuarios.

Este perfil está asociado a un proceso en particular. No es un perfil que aplique automáticamente a todos los procesos de la organización, sino que solo a aquellos procesos que se designe.

Este perfil otorga permiso para diseñar las analíticas y reportes de un proceso.

Entre estas funciones se cuenta:

• Crear, modificar, consultar y eliminar reportes.
• Crear, modificar, consultar y eliminar tableros.
• Crear, modificar, consultar y eliminar analíticas.

Resumen

El siguiente cuadro resume la definición de perfiles del sistema.