Categoría: BlizWork

Natalia, es emprendedora y lidera su agencia de comunicaciones. Su empresa, con 7 años de vida, ya logró formar una cartera de clientes y un equipo de trabajo. Su objetivo es mejorar la coordinación, aumentar autonomía y supervisar el servicio que entregan a sus clientes. Ha probado muchas herramientas de apoyo a la gestión, pero ha fracaso en el proceso de adopción por parte del equipo. ¿Es su única opción la supervisión directa?

La adopción de nuevas metodologías de trabajo o herramientas es un desafío para las organizaciones y sus equipos de trabajo. En la era de la economía del conocimiento, es vital el uso de sistemas o software que nos ayuden a aumentar los niveles de colaboración y participación entre los propios compañeros.  

A través de los procesos de colaboración, las organizaciones tratan de que la información y el conocimiento fluyan dentro y fuera de la propia organización, ya que consideran que ello estimula la creación de conocimiento e innovación. 

La realidad es que cada aplicación o programa funciona adecuadamente, pero el factor de éxito en el uso es la gestión del cambio que involucra adoptar una nueva herramienta. 

De acuerdo con las investigaciones sobre las actitudes y percepción de los usuarios de tecnología, existe la “Escala de Actitud” (Loyd, Gressarg, 1984) que establece cuatro factores que inciden en el grado de adopción que puede desarrollar una persona frente a una nueva tecnología: 

• La ansiedad percibida. 
• La eficacia percibida o confianza
• La satisfacción percibida
• La satisfacción percibida

La gestión de todos estos elementos debe ser parte de los objetivos de Gestión del Cambio. 

Nuestro método para alcanzar el éxito en la adopción de una nueva herramienta en tu organización es: 

• Acompaña la implementación con un proceso de gestión del cambio. 
• Divide el proceso en etapas, desde lo más simple hasta lo más complejo
• Define metas o logros claros en cada una etapa. 
• Establece objetivos prácticos, alcanzables y medibles.
• Comunica cada etapa del proceso de gestión del cambio. 

Cuando implementas la plataforma BlizWork.com dentro de tu organización, recibes nuestro apoyo y soporte para ejecutar la gestión del cambio, lo que te permitirá facilitar la adopción de BlizWork.com, aumentar el involucramiento y compromiso de tu equipo, y lograr traspasar los beneficios a tus clientes.  

Todo proyecto de implementación de BlizWork.com involucra el trabajo directo con nuestros “Support Partner” quienes te podrán ayudar a implementar los procesos operativos y de negocio de tu organización en BlizWork.com, te ayudarán a implementar los indicadores de gestión, reportes y adaptación de la plataforma.

Hay todo un equipo preparado para apoyarte y dispuestos a que obtengas el máximo rendimiento en tu organización.

Enlace interno

• Gestión y mejora de procesos

Enlace externo

• Why Change Management Is Key To Technology Implementation Success

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Cada beca consta de UF 20 o equivalente a 5 horas para el servicio de consultoría en implementación de procesos en BlizWork.com. Promoción no acumulable. 

Las ventas en las tiendas online no se detiene y seguirán creciendo. Con la misma rapidez aparecen los problemas de preparación y despacho de pedidos en las empresas. Mejorar el proceso fulfillment y automatizar estos pasos es la mejor solución a explorar. Aquí te cuento detalles.

Los equipos comerciales, administrativos y de bodega sufren el problema de poder responder con rapidez a los clientes, preparar los pedidos y continuar vendiendo.

Muchos líderes del equipo comercial, vendedores y administrativos ven que su tiempo se consume en tareas de preparación de pedidos, organización de despachos, verificación de pagos, este es el conocido proceso fullfillment.

Muchas organizaciones ya han actuado y tomado las decisiones para incorporar escalabilidad a su proceso, logrando mantener la agilidad en los despachos, controlando costos y manteniendo el nivel de servicio al cliente. Esto lo han logrado por medio del uso de herramientas de automatización de proceso.

La solución está en estandarizar y automatizar todo el proceso de fullfillment, y para esto puedes usar BlizWork.com.

Una vez que se recibe la solicitud pedido y confirmas el pago, se inicia el proceso general de fullfillment y que está compuesto por una serie de subprocesos:

• Preparación del pedido (asignar sku y cantidad al pedido).
• Picking del producto (recolección del producto desde almacén).
• Packing del producto (preparación del bulto y envase para entrega).
• Recogida de transporte (entrega del bulto al responsable de transportarlo).
• Transporte hacia el cliente final (entrega del producto al destinatario).

Cuando ocupas la estandarización y coordinación de las actividades logras atender un pedido de manera óptima, cumpliendo con cuatro elementos claves:

• Rapidez: entregando los productos dentro del plazo o antes.
• Precisión: hacer llegar el producto exacto y en las condiciones ofrecidas.
• Escalabilidad: mantener la rapidez y precisión conforme aumentan las ventas.
• Servicio: efectuar seguimiento de los pedidos y cumplir los objetivos de satisfacción del cliente.
• Comunicación: Entregar información al cliente en forma continua.

Es importante estar atento a las señales que entrega el proceso de fulfillment. Intervenir el proceso y hacer las mejoras en forma oportuna permitirá mantener el nivel de servicio a los clientes.

Aprovecha al máximo las fortalezas de Blizwork.com

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• Precisión: hacer llegar el producto exacto y en las condiciones ofrecidas.
• Escalabilidad: mantener la rapidez y precisión conforme aumentan las ventas.
• Servicio: efectuar seguimiento de los pedidos y cumplir los objetivos de satisfacción del cliente.
• Comunicación: Entregar información al cliente en forma continua.

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Toda empresa que desee ser competitiva en el mercado debe trabajar en la gestión y mejora de procesos. Esta es la única forma para generar un incremento continuo del resultado de sus procesos.

Una organización con una adecuada estructura será ineficiente si no se gestiona apropiadamente.

En este artículo hablaremos de las metodologías más importantes y vigentes en la mejora de procesos.

El concepto

La gestión de procesos es el conjunto de las actividades de planificación, ingeniería, mejora continua y control de procesos de una organización para mantener el rendimiento de la organización.

En su esencia, es un enfoque sistemático para hacer que el flujo de trabajo de una organización sea más efectivo, más eficiente y más capaz de adaptarse a un entorno en constante cambio.

El propósito final de la gestión y mejora de procesos es entregar un mejor servicio o producto al cliente o usuario final, reducir los costos de producción y reducir el consumos de recursos (tiempo, insumos, hora hombre, etc).

Podemos visualizar un proceso de negocio como una cadena de valor en la cual existen un grupo de actividades que son ejecutadas para cumplir un objetivo organizacional con el propósito de satisfacer los requerimientos del cliente. En consecuencia, el objetivo de la gestión de procesos es reducir el error humano y falta de comunicación en la ejecución del proceso y enfocar a la organización a mejorar su entorno operativo utilizando métodos de mejora de procesos.

Metodologías de Gestión de Procesos

Existen diversas metodologías para implementar un sistema de mejora continua de los procesos. A continuación hacemos una revisión amplia de estas:

Método 1: Just do It

Es la metodología más simple al momento de mejorar procesos en una organización.

Se basa en actuar inmediatamente modificando un proceso cuando se identifica un problema en este.

Es un método simple de seguir y ejecutar. No demanda significativos recursos de tiempo, financieros u hora hombre.

El paso a paso para la implementación considera:

• Identificar el problema.
• Estudiar el proceso y descubrir la solución.
• Reunir al equipo involucrado.
• Implementar la solución.

Método 2: Kaizen

Es una palabra de origen japonés que une dos conceptos: cambio (kai) y algo mejor (zen). Es de esta forma como se origina al concepto de mejora continua.

Esta metodología fue diseñada por Masaaki Imai (en 1985) quien es funadador del Kaizen Institute (1985). Este método nace después de la segunda Guerra Mundial en Japón, gracias a los aportes de Edward Deming (consultor de calidad).

El método de trabajo de Kaizén se basa en la ejecución de talleres de calidad en los cuales participan todos los involucrados en un proceso.

Método 3: Six Sigma

Esta herramienta es un método de resolución de problemas y mejora continua de procesos que es ampliamente utilizado para reducir los problemas de calidad de productos en procesos de fabricación industrial, también puede ser aplicado a procesos de servicio o comerciales.

El objetivo de la implementación de 6 Sigma es producir mejoras estadísticamente significativas en un proceso. Una vez implementado una mejora de este tipo, los procesos entregan un resultado libre de defectos, generando un beneficio financiero a la empresa y satisfacción del mercado.

Método 4: Rummler-Brache

Esta metodología fue desarrollada por los ingeniero Geary Rummler y Alan Brache (en 1995) bajo la filosofía de organizar una empresa entorno a los procesos y foco en el cliente final.

El proceso de trabajo se genera mediante:

• Abordar el desempeño del procesos de manera integral.
• Identificar las desconexiones dentro de un proceso, estas pueden darse a nivel de personas, procesos o tecnología.
• Identificad las sus causas fundamentales para iniciar mejoras.
• Asegurar que se entienda la experiencia del proveedor, cliente, empleado.
• Identificar nuevas necesidades del proceso.
• Mejorar la satisfacción del cliente y garantizar que existan resultados medibles para clientes y partes interesadas.
• Identificar y mejorar la forma en que la fuerza laboral interactúa y contribuye a los procesos y garantizar que el componente humano esté a la vanguardia de cualquier cambio propuesto.

Conclusiones

Los niveles de competencia empujan a las empresas a ser mas eficientes, reducir costos, generar economías de escala, minimizas defectos y mantener la satisfacción de sus clientes. Es aquí donde la mejora de procesos entrega las herramientas para alcanzar estos objetivos.

Todo tipo de empresa está en condiciones de implementar un método de gestión y mejora de procesos. Existen metodologías simples y de bajo impacto para su implementación, y otras mucho más avanzadas. Lo relevante es que la empresa implemente la metodología adecuada para su estructura y objetivos.

Blizwork y la digitalización de procesos

Blizwork.com puede ser tu solución al momento iniciar el camino de transformación digital, mediante la automatización y digitalización de procesos en tu organización. Esta plataforma digital -low code- te permite llevar tus procesos a una plataforma web, donde puedes crear el flujo de procesos, formularios y acciones operativas, e incluso puedes integrarlo con tus sistemas ERP, WMS, CRM y otros.

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Enlaces de interés

• Metodología de procesos Rummler-Brache

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