Diseño de Procesos Efectivos

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Una organización exitosa es la que cuenta con diseño de procesos efectivos. Esto es, procesos formales, compartidos, medibles y flexibles.

Pero ¿Cómo diseñamos procesos efectivos? No hay fórmula mágica, pero sí podemos aplicar métodos que nos van a facilitar el trabajo.

Una de estas herramientas es el SIPOC, que corresponde a la identificación de cada uno de los siguientes elementos:

Proveedor (Supplier): Quién o qué debe proveer las entradas que necesito para realizar este trabajo.
Entradas (Input): Los insumos necesito para realizar este trabajo. Estos pueden ser materiales (componentes electrónicos, por ejemplo) o intangibles (información). Las entradas las suministra el Proveedor, pero también puede haber entradas adicionales, tales como parámetros o restricciones.
Transformación (Process): La transformación que debo realizar. En caso de materiales puede ser algo como el ensamblado. En el caso de intangibles puede ser un cálculo, una calificación, una aprobación, etc.
Salidas (Output): El producto, material o intangible, que debo entregar. Puede haber una o varias salidas, dependiendo de la complejidad del caso.
Cliente (Customer): Quién está esperando las salidas que este proceso genera. Puede ser un rol (gerente de marketing), una persona (Juan Pérez) o un grupo de personas (el área de despachos).

Puedes profundizar sobre SIPOC aquí.

SIPOC Mejorado

Hasta ahí el SIPOC clásico, pero hay dos elementos fundamentales que deben agregarse para que este análisis tenga aplicación práctica:

Plazo: De cuánto tiempo se dispone para realizar la transformación o en qué plazo se espera que se haga.
Responsable: Quién o quiénes son los responsables. De nuevo, esto se puede expresar como una persona en particular. Sin embargo, es una mejor práctica asociarlo a un rol como “Operaciones”.

El siguiente diagrama muestra esta técnica mejorada, gráficamente.

Diseño de un Proceso Efectivo

Ahora, supongamos que necesitamos agilizar el proceso de reclutamiento interno de una organización ficticia. Este proceso tendrá varias actividades. Dentro de estas tareas, estará la definición de la terna de candidatos aptos para llenar la vacante.

Aplicando esta técnica, esta actividad se vería así:

Esta metodología es especialmente útil al iniciar el proceso de descubrimiento de un proceso. Adicionalmente, sirve como buena herramienta para generar consenso, ya que permite comunicar claramente la definición de una actividad.

Y así es como logras un diseño de proceso efectivo: