Categorías
BlizWork Blog

¿Qué es la mejora y gestión de procesos?

Toda empresa que desee ser competitiva en el mercado debe trabajar en la gestión y mejora de procesos. Esta es la única forma para generar un incremento continuo del resultado de sus procesos.

Una organización con una adecuada estructura será ineficiente si no se gestiona apropiadamente.

En este artículo hablaremos de las metodologías más importantes y vigentes en la mejora de procesos.

El concepto

La gestión de procesos es el conjunto de las actividades de planificación, ingeniería, mejora continua y control de procesos de una organización para mantener el rendimiento de la organización.

En su esencia, es un enfoque sistemático para hacer que el flujo de trabajo de una organización sea más efectivo, más eficiente y más capaz de adaptarse a un entorno en constante cambio.

El propósito final de la gestión y mejora de procesos es entregar un mejor servicio o producto al cliente o usuario final, reducir los costos de producción y reducir el consumos de recursos (tiempo, insumos, hora hombre, etc).

Podemos visualizar un proceso de negocio como una cadena de valor en la cual existen un grupo de actividades que son ejecutadas para cumplir un objetivo organizacional con el propósito de satisfacer los requerimientos del cliente. En consecuencia, el objetivo de la gestión de procesos es reducir el error humano y falta de comunicación en la ejecución del proceso y enfocar a la organización a mejorar su entorno operativo utilizando métodos de mejora de procesos.

Metodologías de Gestión de Procesos

Existen diversas metodologías para implementar un sistema de mejora continua de los procesos. A continuación hacemos una revisión amplia de estas:

Método 1: Just do It

Es la metodología más simple al momento de mejorar procesos en una organización.

Se basa en actuar inmediatamente modificando un proceso cuando se identifica un problema en este.

Es un método simple de seguir y ejecutar. No demanda significativos recursos de tiempo, financieros u hora hombre.

El paso a paso para la implementación considera:

  • Identificar el problema.
  • Estudiar el proceso y descubrir la solución.
  • Reunir al equipo involucrado.
  • Implementar la solución.

Método 2: Kaizen

Es una palabra de origen japonés que une dos conceptos: cambio (kai) y algo mejor (zen). Es de esta forma como se origina al concepto de mejora continua.

Esta metodología fue diseñada por Masaaki Imai (en 1985) quien es funadador del Kaizen Institute (1985). Este método nace después de la segunda Guerra Mundial en Japón, gracias a los aportes de Edward Deming (consultor de calidad).

El método de trabajo de Kaizén se basa en la ejecución de talleres de calidad en los cuales participan todos los involucrados en un proceso.

Método 3: Six Sigma

Esta herramienta es un método de resolución de problemas y mejora continua de procesos que es ampliamente utilizado para reducir los problemas de calidad de productos en procesos de fabricación industrial, también puede ser aplicado a procesos de servicio o comerciales.

El objetivo de la implementación de 6 Sigma es producir mejoras estadísticamente significativas en un proceso. Una vez implementado una mejora de este tipo, los procesos entregan un resultado libre de defectos, generando un beneficio financiero a la empresa y satisfacción del mercado.

Método 4: Rummler-Brache

Esta metodología fue desarrollada por los ingeniero Geary Rummler y Alan Brache (en 1995) bajo la filosofía de organizar una empresa entorno a los procesos y foco en el cliente final.

El proceso de trabajo se genera mediante:

  • Abordar el desempeño del procesos de manera integral.
  • Identificar las desconexiones dentro de un proceso, estas pueden darse a nivel de personas, procesos o tecnología.
  • Identificad las sus causas fundamentales para iniciar mejoras.
  • Asegurar que se entienda la experiencia del proveedor, cliente, empleado.
  • Identificar nuevas necesidades del proceso.
  • Mejorar la satisfacción del cliente y garantizar que existan resultados medibles para clientes y partes interesadas.
  • Identificar y mejorar la forma en que la fuerza laboral interactúa y contribuye a los procesos y garantizar que el componente humano esté a la vanguardia de cualquier cambio propuesto.

Conclusiones

Los niveles de competencia empujan a las empresas a ser mas eficientes, reducir costos, generar economías de escala, minimizas defectos y mantener la satisfacción de sus clientes. Es aquí donde la mejora de procesos entrega las herramientas para alcanzar estos objetivos.

Todo tipo de empresa está en condiciones de implementar un método de gestión y mejora de procesos. Existen metodologías simples y de bajo impacto para su implementación, y otras mucho más avanzadas. Lo relevante es que la empresa implemente la metodología adecuada para su estructura y objetivos.

Blizwork y la digitalización de procesos

Blizwork.com puede ser tu solución al momento iniciar el camino de transformación digital, mediante la automatización y digitalización de procesos en tu organización. Esta plataforma digital -low code- te permite llevar tus procesos a una plataforma web, donde puedes crear el flujo de procesos, formularios y acciones operativas, e incluso puedes integrarlo con tus sistemas ERP, WMS, CRM y otros.

Artículos relacionados de nuestro blog

Enlaces de interés

Autor

Miguel Angel González

Partner y Consultor de Negocios, 20 años de experiencia en Operaciones, Planificación Estratégica y Marketing.

Categorías
BlizWork Infografía

Involucra a tus clientes en tus procesos

Categorías
BlizWork Blog

Trabaja en forma colaborativa

Categorías
BlizWork Blog

Es posible que el teletrabajo sea colaborativo

Categorías
BlizWork Blog

Crear un ecosistema para trabajar mediante procesos

Categorías
BlizWork Blog

Sistemas y Procesos

Imagina el siguiente escenario: Te pones la meta de mejorar tu salud (algo que no viene para nada mal en tiempos del Covid-19). Para eso piensas que es fundamental bajar de peso, así que todos los días, a primera hora, te subes a la pesa y, oh decepción, no solo no bajas, sino que ¡Subes de peso! Es que estar en cuarentena nos lleva al refrigerador a cada rato. 

Acción y Cambio 

Bueno, ese escenario es el que viven muchos negocios, y posiblemente el tuyo también. 

Efectivamente, muchos nos fijamos día a día cómo van (bajan) las ventas. Pero ¿Qué hemos hecho para que aumenten? ¿Qué hemos hecho para bajar nuestros tiempos de respuesta? ¿Qué acciones hemos tomado para cumplir con los plazos de entrega? ¿Cómo estoy sorprendiendo a mis Clientes? 

Volviendo al escenario del principio: lo que corresponde es comer sano y establecer estrictas rutinas de ejercicios. Entonces, más que medir tu peso día a día, mide cuánto ejercicio haces. 

Sistemas y Procesos 

Si te tomas el ejercicio en serio, establecerás rutinas y sistemas para no perderte ninguna sesión. Y si quieres asegurar la efectividad de tu rutina, vas a contratar un preparador físico, o coach, que te va a ayudar a alcanzar tus objetivos. 

Los procesos consiguen resultados.
Los procesos llevan a los resultados.

En tu negocio es lo mismo: debes establecer sistemas que involucren a todo tu equipo para cumplir la promesa que haces a tu Cliente. Es decir, debes establecer procesos apoyados en las herramientas adecuadas. Y con Pandemia ¡más que nunca! 

¡Muévete! 

¿No sabes cómo definir tus sistemas y procesos? ¿No sabes dónde empezar? Contáctanos y te ayudamos, sin compromiso. Si lo prefieres, nos puedes dejar un comentario con tus preguntas e inquietudes. 

BlizWork