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Transformación digital: ¿Porqué ocuparnos de ella?

“Hemos visto dos años de transformación digital en dos meses” esa fue la frase que señaló Staya Nadell, CEO de Microsoft, al inicio de la pandemia COVID-19 en 2020.

La pandemia de covid-19 aceleró drásticamente los planes de transformación digital de muchas empresas, paso de ser un tema de moda, lejano y para multinacionales, a ser parte del acta de directorio en empresas pequeñas medianas y grandes.

En una reciente encuesta, el 77% de las empresas ha acelerado los planes de transformar su forma de hacer negocios. Por otro lado, no todas las empresas han iniciado sus proyectos de transformación digital (TD).

En este contexto, nos preguntamos ¿Cómo va a impactar la TD en nuestra empresa? ¿Cómo nos ayudará a lograr un crecimiento y escalabilidad del negocio? en definitiva ¿Por qué debemos ocuparnos de ella?

Transformación digital para una nueva propuesta.

Para adaptarse a esta nueva era, las empresas han optado por cambiar, mejorar o complementar sus propuestas de valor. En ese contexto, las herramientas y recursos digitales están entregando una posibilidad para entregar una propuesta de valor distinta a sus clientes.

Es sabido por todos que estamos viviendo una era de cambio, incertidumbre y grandes oportunidades. La internet y los sistemas digitales nos entregan la posibilidad de crear nuevas soluciones globales que podrán mejorar la vida de personas. Todo esto está empujando a las empresas a repensar su prepuesta de valor y transformar digitalmente su negocio.

Nuevo modelo de negocio y transformación digital.

Las empresas están adaptando o cambiando su modelo de negocio para lograr diferenciarse de sus competidores y entregar soluciones únicas a sus clientes.

Las empresas están dejando atrás su tradicional propuesta de valor y reemplazando por una nueva propuesta a sus clientes, en la cual el manejo y uso de los datos pasa a ser actor numero uno en esta nueva formula de entrega de valor.

Transformación digital para escalar y prosperar.

La evolución y transformación de lo análogo a lo digital permite que las empresas entren al camino de la escalabilidad del negocio, logrando un incremento de los ingresos sin incurrir en un aumento proporcional de los costos

Inicia el viaje junto a BlizWork.com

Blizwork.com puede ser tu solución al momento iniciar el camino de automatización y digitalización de procesos en tu organización. Esta plataforma digital -low code- te permite llevar tus procesos a una plataforma web, donde puedes crear el flujo de procesos, formularios y acciones operativas, e incluso puedes integrarlo con tus sistemas ERP, WMS, CRM y otros.

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Digitalización o Transformación Digital:

De seguro que durante el 2020 escuchaste esta pregunta: ¿Quién aceleró la transformación digital de la empresa: CEO, CTO o COVID 19? o ¿Ha sido difícil la digitalización de tu empresa?

Es una pregunta interesante, no obstante, llega a ser igual de interesante responder ¿Qué es la transformación digital? ¿Qué es la digitalización de la empresa? ¿Qué diferencias hay entre transformación digital y digitalización? Bueno, aquí te ayudamos conocer las respuestas.

Digitalización

Si su empresa está trabajando a “toda máquina” por incorporar nuevos recursos digitales como sistema de videoconferencia, e-commerce, canal de asistencia web u otro, le contamos que su empresa está viviendo la digitalización.

Hoy en día son muchas las empresas que están trabajando en disminuir la brecha digital y sustituyendo la forma de trabajo análoga por digital.

La digitalización es la transformación de procesos, servicios o productos que son transformado desde análogo a digital. En resumidas palabras, la digitalización permite que el negocio opere en forma digital, con el mismo modelo de negocio y mejores niveles de servicio.

Transformación digital

La transformación digital del negocio corresponde al cambio en el modelo de negocio mediante una nueva propuesta de valor, ocupando soluciones digitales que les permite crear una nueva forma en que la empresa genera utilidades. De esta forma, las empresas que inician un proceso de transformación digital del negocio estarán re-planteando qué valor desean crear y entregar a sus clientes en la era digital y utilizando los recursos digitales.

Diferencias entre Digitalización y Transformación Digital.

Si bien es cierto que tanto digitalización de la empresa como transformación digital parecen lo mismo, la realidad es que no lo son.

Podemos explicar que la digitalización de la empresa es la forma en que trabaja digitalmente la organización efectuando el reemplazo de lo análogo por lo digital.

Cuando hablamos de transformación digital nos referimos a qué hace la empresa para crear valor a sus clientes en esta era digital.

Tanto en digitalización como en transformación digital, la tecnología y uso de recursos digitales es un elemento común, lo que las diferencia es el cambio respecto al modelo de negocio y forma de crear valor a los clientes respecto a su forma análoga original.

Si la empresa no cambia el modelo de negocio o propuesta de valor, te contamos que esa empresa está viviendo la digitalización del negocio, sus procesos, operación o servicio. Si observas que la propuesta de valor es distinta, es por que eso es transformación digital.

Prosperar y adaptarse en la era digital: Blizwork es tu ayuda.

Blizwork.com representa la solución simple, ágil y factible para las empresas que buscan iniciar su camino de cambio y adaptación a un entorno digital. Blizwork te entrega una completa plataforma para evolucionar de la operación análoga hacia lo digital, esto se logra mediante la migración de los procesos, actividades, tareas hacia una interacción web en la nube.

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Digitalización de Procesos: ¿Cómo cambia a las empresas?

Muchas empresas comienzan un viaje por la digitalización de procesos con expectativas acerca de los resultados. No obstante, les es difícil de identificar que el principal cambio es su organización, sistema y orquestación del trabajo.

¿Qué es la digitalización de procesos?

Se produce cuando la organización logra estructurar un entorno digital para que sus procesos administrativos, operativos, comerciales u otro, sean operados y ejecutados digitalmente por su staff.

El ejercicio de organizar los procesos e incorporar herramientas web, ha permitido que las compañías, de todos los tamaños, puedan sustituir procesos manuales por procesos que operan aplicaciones digitales o software.

Los efectos de operar mediante procesos digitales está impactando en reducir tiempos de ejecución, mayor control y gestión, mejor uso de la mano de obra y aumento en los estándares de servicio.

¿Qué beneficios están alcanzando las empresas con la digitalización de procesos?

La forma de trabajar de las organizaciones cambia cuando funcionan mediante procesos digitales y orquestados. Los impactos se manifiestan en forma transversal y en todas las áreas de operación, aquí compartimos algunos:

Reducción de tiempo

Uno de los beneficios es la reducción de tiempo de procesamiento o producción. Esto ha permitido disminuir el ciclo productivo y elaborar más en el mismo periodo de tiempo.

Control y gestión sin esfuerzo

El seguimiento, control y gestión se ha visto beneficiado con la digitalizado de procesos, ya qué al operar con procesos digitalizados, el software entrega información detallada de la operación, consumo y tiempos de procesamiento. Todo esto se puede lograr en forma automática y sin gran esfuerzo de hora hombre.

Aumento de la calidad

La digitalización involucra un fuerte trabajo en la estandarización de los procesos del negocio, esto trae como beneficio un aumento en la calidad del servicio o producto desarrollado.

Mejores niveles de servicio

El incremento de los niveles de servicio es parte de los resultados significativos de este viaje. La suma de menores tiempos de procesamiento, reducción de ciclo de operación, estandarización y mayor gestión, repercuten en el aumento de los niveles de servicio para el cliente final.

Un camino con exitoso seguro: Blizwork y la digitalización de procesos

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Manos a la Obra

En nuestras entregas anteriores vimos cuáles son los fundamentos para un Proceso de Negocio Efectivo, y luego las bases que debemos cubrir para caminar sobre seguro, por lo que ahora ya nos toca arremangarnos y poner manos a la obra.

Plan

Tal como cuando vamos a construir algo, partimos por un boceto o plano de lo que vamos a hacer, también para la implementación de un proceso de negocio es mejor no improvisar y comenzar por dibujar nuestro flujo. Esto puede ser en papel o con una herramienta de diagramación, como MS Visio, Draw.io (gratuita) o cualquiera similar a estas.

Como ya hemos discutido, el insumo para poder hacer este diagrama es la información que nos entrega tanto el equipo de trabajo como la jefatura de las áreas que vamos a apoyar.

Roles

Debemos comenzar por identificar los roles que participan en el proceso, teniendo en cuenta que buscamos identificar perfiles, no personas en particular. Es decir, varios roles pueden ser desempeñados por una sola persona o, al contrario, un rol puede ser desempeñado por varias personas. Esto último es lo normal en organizaciones más grandes.

Los roles son los que formarán las bandas o swimlanes de un diagrama de proceso.

Actividades

Luego deberemos incluir todas las actividades que se realizan dentro del proceso, ubicándolas dentro de cada rol o “banda”. Siempre tratando de que queden en el orden en que se hacen (de izquierda a derecha).

Cada una de estas actividades se transformarán, posteriormente, en formularios implementados dentro de BlizWork.

Buenas Prácticas

Para asegurarnos de que estamos haciendo un buen trabajo, debemos aplicar ciertas reglas que nos evitarán problemas y nos facilitarán la implementación. A continuación, las revisamos.

  1. Atomicidad: Cada actividad debe poder representarse en un formulario, por lo tanto, si no podemos identificar claramente los datos que se manejan dentro de una actividad, lo más probable es que se trate de una tarea compleja que requiere dividirse en actividades más simples. Lo mismo puede decirse de aquellas actividades que requieren de muchos datos: en este caso, por razones prácticas y comodidad del usuario, es mejor representar la actividad como varias tareas secuenciales.
  2. Valor Agregado: Cuando no está claro el propósito o justificación de una tarea, se debe evaluar si la actividad está aportando valor. Si es difícil encontrar la justificación, lo más probable es que se trate de una tarea que no aporta valor y, por lo mismo, deba eliminarse. Muchas veces ocurre que jefaturas y gerencias solicitan contar con una actividad de revisión, para mantenerse informados respecto del avance del proceso. A veces se habla de que se requiere una aprobación para poder continuar con el flujo. Aparte de no agregar valor, este tipo de tareas (de revisión o aprobación) agregan ineficiencia y retrasos al proceso. En la práctica, no solo no aportan valor, sino que lo destruyen. Para estos casos, es mejor utilizar tableros de gestión para monitorear el rendimiento del equipo y la eficiencia del proceso. Otra alternativa más práctica y que no dilata el proceso es incluir notificaciones enviadas automáticamente a las partes interesadas, como jefaturas y gerencias. Tanto los tableros de gestión como las notificaciones son herramientas incluidas en BlizWork.
  3. Ciclos: Un ciclo o bucle en un flujo de proceso es cuando desde una tarea dada se vuelve a una anterior. Por ejemplo, cuando el proceso contempla solicitar revisiones o correcciones de los datos generados “aguas arriba” (en actividades anteriores del proceso). Estos ciclos deben evitarse porque muchas veces, por no decir siempre, son fuente de retrasos e ineficiencias. Una manera de evitar ciclos es creando tareas explícitas para revisión y comentarios, las cuales se puede saltar (evitar) en caso de que no se requieran revisiones o correcciones. Otra manera es utilizando un contador que limite el ciclo a un número de veces (esto requiere programación). También hay que tener en cuenta que a veces no es posible eliminar el ciclo, caso en el que se debe monitorear el rendimiento del proceso de cerca.
  4. Simplicidad: Cuando un flujo de trabajo se vuelve complejo, incluyendo muchos roles y actividades, se debe analizar la posibilidad de dividirlo en subprocesos. Esto hace más fácil entender el flujo y supervisarlo a través de reportes y tableros de gestión. BlizWork ofrece esta capacidad a través de sus Hooks y API.

Comunicación y Mejora

Antes de efectivamente poner manos a la obra, debemos estar seguros de que estamos implementando lo que realmente se necesita.

Para esto, una vez que tenemos un diagrama de flujo de proceso que nos satisfaga el siguiente paso es compartirlo entre los interesados y revisarlo detenidamente con ellos, ya sea de forma individual o grupal. Esto dependerá del número de personas involucrado que podría hacer poco práctico el revisarlo uno a uno.

Es importante explicar el flujo y recibir los comentarios y dudas. Como siempre, una minuta dejando nota de las observaciones ayudará a mantener a todos los interesados al tanto.

En esta etapa ya vamos generando una idea más precisa de los datos que se manejarán en el proceso, tomando como fuente los documentos en papel que actualmente se manejen, otras aplicaciones relacionadas con el proceso, requerimientos de control financiero y regulatorio, más las expectativas y requerimientos de los usuarios.

Aprobado, a Trabajar

Cuando el diagrama está aprobado, ya podemos crear nuestro proceso en BlizWork. De lleno, ponemos manos a la obra.

Cuando tenemos claro el flujo a implementar, podemos tardar tan poco como 20 minutos en tener en marcha un proceso simple. Por el contrario, nuestro trabajo será lento y friccionado si no hemos hecho el análisis y levantamiento previo.

Si bien la interfaz de la plataforma es muy intuitiva, el siguiente video muestra cómo se implementa el flujo de trabajo paso a paso.

Recuerda que en BlizWork cuentas con la Mesa de Ayuda para solicitar apoyo técnico, así como para reportar fallas. Nuestros Partners son fundamentales para nosotros, por lo que atendemos sus requerimientos a la brevedad.

¿Cómo ha sido tu experiencia con BlizWork? ¿Qué características te gustaría ver? Déjanos tu comentario abajo. Y visítanos pronto para seguir con la siguiente etapa: la confección de los formularios ¡Te esperamos!

¿Conoces el Programa de Partners de Blizwork?

El programa de Partners te apoya en el desarrollo y crecimiento de tu negocio o de tu carrera como consultor, desarrollador o implementador de BlizWork. Entregando soluciones de manera más rápida, simple y efectiva, potencias tu emprendimiento y te diferencias en el mercado.

¿Quieres conocer el Programa de Partners? Visítanos aquí.

¿Quieres ser Partner? Inscríbete aquí.

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Nube = Beneficios

Cuando hablamos de una plataforma en la Nube, hablamos de los beneficios que esta modalidad trae a nuestros Clientes. O sea, Nube = Beneficios.

Sin embargo, esto puede no ser evidente para nuestros Clientes. Muchas veces, se percibe este atributo como una simple característica técnica. Pero lo relevante son los beneficios de negocio para la organización.

“Lo obvio, por obvio, se omite. Lo omitido, por omitido, se olvida.” – Anónimo

Ante esta realidad, es fundamental mostrar explícitamente estos beneficios. No quedarse con un simple “BlizWork está en la nube”. De hecho, que sea nube es solo el medio para conseguir estas ventajas.

Beneficios y Más Beneficios

¿Cuáles son estos beneficios? Los siguientes:

  • No requiere inversión: Dado que se utiliza una infraestructura tecnológica previamente establecida, no se requiere hacer el gasto financiero de adquirirla, instalarla y configurarla.
  • Ahorro en seguridad y climatización: Una infraestructura tecnológica no se limita a computadores, sino que debe considerar el espacio físico, el control de acceso y la climatización que estos equipos demandan para operar correctamente.
  • Ahorro en respaldos de energía y datos: Las desgracias ocurren. Lo relevante es prepararse para ellas. Esto implica inversiones en alimentación secundaria y respaldo recurrente de datos, lo que demanda recursos.
  • Ahorro en actualizaciones: Los equipos computacionales tienen una vida útil limitada. Cumplido este plazo, se debe volver a invertir en actualizar los equipos. Lo mismo ocurre con el software básico (sistemas operativos, sistemas de comunicación, bases de datos y similares).
  • Ahorro de costos de distribución: BlizWork mejora y crece día a día. Si hubiera que instalar estas actualizaciones en cada computador de usuario por separado, el costo en horas-hombre sería prohibitivo. Cada vez que accedes a BlizWork a través de tu navegador, estás utilizando la última versión.
  • Certificación y cumplimiento: Hoy en día muchas industrias requieren contar con distintos tipos de certificaciones, desde seguridad y privacidad de datos hasta calidad y gestión de procesos. La plataforma nube de BlizWork cuenta con todas las certificaciones que aseguran el cumplimiento de los estándares más exigentes.
  • Ahorro en personal especializado: Realizar todas las actividades mencionadas arriba requiere contar con ingenieros y técnicos altamente especializados, de alto costo, y difíciles de encontrar. Una plataforma nube ya cuenta con este capital humano a costo amortizado en muchos Clientes.

Estas ventajas deben estar presentes en todas tus comunicaciones, presentación y materiales, incluyendo tu página web. Constituyen una ventaja competitiva frente soluciones convencionales.

¿Objeciones? No Hay Problema

A pesar de esto, muchos Clientes pueden tener objeciones. Las más frecuentes son las relacionadas con la seguridad/respaldo de datos y la propiedad de estos.

Estas inquietudes ya están cubiertas por BlizWork de la siguiente manera:

  1. Seguridad/Respaldo de Datos: La plataforma nube de BlizWork, Azure, cuenta con las certificaciones más exigentes en esta materia. Es muy difícil que un Cliente pueda tener un nivel de seguridad similar.
  2. Propiedad de los Datos: Los datos de cada Cliente siempre están a su disposición. Puede descargar semestralmente sus datos o, si lo requiere, contratar servicios especiales para obtener respaldos más frecuentes. Además, los datos específicos de cada empresa no se comparten, arriendan o venden en ninguna modalidad.

Beneficios para Ti

Como ves, Nube = Beneficios!

Convierte a BlizWork en tu aliado para entregar súper soluciones a tus Clientes aprovechando sus beneficios nube y todas las herramientas que te entrega la plataforma más ágil, simple y eficaz para resolver problemas de negocio.

Cuenta con todo el apoyo de BlizWork y da el primer paso registrándote como Partner aquí.

Si tienes comentarios o consultas, estos son bienvenidos en la sección de más abajo.

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Confianza

La base de los negocios es la confianza. Nadie, empresa o persona, contrata los servicios de nadie si antes no hay confianza.

Como organización o independiente dedicado a la consultoría, una de tus principales prioridades es construir una relación de confianza con tus clientes actuales y futuros.

Si no logras que crean en tu historia, tus capacidades y tu compromiso, no podrás crecer como empresa o como profesional. Así de crítico.

Era Digital y Pandemia

En la era “digital-pandémica”, el desafío de construir confianza es aún mayor, ya que las oportunidades de tener contacto personal son menores y, por otro lado, todos tus clientes esperarán que cuentes con los recursos digitales que demuestren que eres digno de confianza.

Ya lo debes saber porque se ha repetido hasta la majadería, pero en este caso vale la pena repetirlo una vez más: Antes de hacer negocios, cerca 80% de las empresas buscan soluciones por Internet, y de estas, más un 50% se informa a través de los sitios web de los proveedores.

Si esto no te convenciera de lo importante que es tu presencia en Internet, a lo mejor lo siguiente sí lo hace:

  • Todos estamos en Internet. Solían entregarse estadísticas acerca de los usuarios de Internet en el mundo, pero hoy en día esto está de más. Los teléfonos inteligentes nos han puesto a todos en Internet.
  • Puedes competir de igual a igual. Puedes llegar al mismo público al que llegan las grandes empresas. Tienes la oportunidad de mostrar que tú puedes entregar un servicio adaptado a tus Clientes. Para una gran empresa, cada cliente es uno más.
  • Puedes medir de mejor manera el resultado de tus esfuerzos. Cuando anuncias en una revista, no sabes cuántas personas verán tu anuncio, pero en Internet, puedes saber exactamente cuánta gente visita tu sitio, ve tus videos, o lee tu blog.
  • Logras contacto directo. Tus clientes actuales y potenciales pueden ponerse en contacto contigo de manera rápida, simple y conveniente.
  • Tu competencia ya está en Internet.

Nuestro objetivo es tu éxito, y por eso te presentamos los elementos mínimos para conseguir más negocios y más Clientes, generando confianza con recursos digitales.

Identidad

Dominio. Lo primero que debes tener es un dominio Internet. Ya sea con tu nombre, si eres un consultor independiente, o el nombre de tu organización. No importa si este dominio es .COM u otro, lo importante es que sea tuyo, que represente tu identidad.

Hoy en día, los dominios Internet tienen muy bajo costo y son muy fáciles de obtener.

Con tu dominio, debes tener tu correo electrónico en ese dominio.

Es duro, pero es la realidad: cuando usas tu correo gmail lo que estas diciendo es “soy un amateur”.

Presencia

Con tu dominio y tu correo, ya estás listos para crear tu sitio web, que es tu presencia digital.

Aunque tengas presencia en redes sociales, necesitas tu sitio web. Tu sitio entrega el mensaje “voy en serio, esto es de verdad”.

Si estás pensando “¿Por qué necesitaría un sitio web, si solo soy un consultor independiente?”, la realidad es que tú más que nadie necesita un sitio web.

Las alternativas son muchas y no es el objetivo de este artículo promover una sobre otra. Te invito a mirar qué han hecho los demás en nuestros foros, ahí encontrarás el apoyo de otros consultores y desarrolladores, como tú.

No es necesario que tu sitio sea un despliegue de efectos especiales y fotos fantásticas. Basta con que sea ordenado y mínimamente agradable a la vista.

Claves

Tu sitio web debe incluir a lo menos, lo siguiente:

  • Tu foto (independiente) o tu logo (organizaciones), o ambos.
  • Un resumen 90 palabras o menos acerca de lo que haces en términos de beneficios para tu Cliente. Ejemplo incorrecto: “Hago sitios web”. Ejemplo correcto: “Ayudo a mis clientes a encontrar nuevos clientes a través de una presencia electrónica en Internet”.
  • Tu CV (independiente) o tus Clientes y proyectos (organización), o ambos. Siempre ordenado desde lo más reciente hacia atrás en el tiempo.
  • Tu historia y equipo (organización).
  • Tus casos de éxito, productos y servicios. Siempre, expresados en términos de beneficios para tus clientes. Si eres consultor independiente, esta es la sección más importante para ti, porque si demuestras que otros han confiado en ti y han salido bien parados, más razones hay para confiar en ti.
  • Tus alianzas, auspicios y asociaciones (en la siguiente sección explicamos más).
  • Blog y noticias. No es necesario que cada entrada sea un hit viral, pero si presentas en qué estás trabajando, tus clientes te conocerán más y, por consiguiente, confiarán más en ti.

Si no tienes mucha experiencia porque estás comenzando, de todas formas debes tener esto y ofrecerte para lograr casos de éxito para ti y/o tu organización.

Alianzas

Como se deja entrever en la sección anterior, una manera de lograr confianza es demostrando que otros han confiado en ti antes. Cuando un buen amigo te presenta su buen amigo, ese ahora es tu amigo.

Esto se llama validación social.

Cuando se trata de negocios, la validación social se logra a través de los clientes y a través de alianzas.

Debes desplegar tus alianzas en lugares prominentes, porque es testimonio de que otros te conocen y confían en ti. Por ejemplo, además de tu sitio web, tus alianzas deben aparecer en tu firma de correo electrónico.

La alianza con BlizWork debe estar presente en tus comunicaciones y en tu material.

Pronto estará disponible nuestro directorio de Partners y debes estar ahí. Podrás incluir un enlace a este perfil y debes tener tu sitio web listo para que lo incluyamos en el directorio ¡Regresa con frecuencia!

Manos a la Obra

Hora de ponerse a trabajar en construir Confianza, así, con mayúsculas.

Esperamos que esta entrada sea útil para ti. Si tienes observaciones o consultas, no dudes en poner tu comentario aquí abajo.

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