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¿Qué herramienta usar para facilitar procesos colaborativos?

Los procesos colaborativos requieren de una herramienta flexible y estructurada.

Las empresas medianas y pequeñas requieren que las herramientas tecnológicas que utilizan les permitan trabajar en forma colaborativa, ágilmente y con estructura. En este post nos hacemos cargo analizar, recomendar y compartir una solución a este problema.

Karla, en su rol de Jefe de Administración y Finanzas de una empresa mediana, debe organizar y coordinar las compras de insumo de las 5 sucursales de su empresa. Producto del crecimiento, se ve obliga a generar cambios para dejar de utilizar planillas, reducir el tiempo de procesamiento y organizar al equipo con menos esfuerzo. Sabe que de seguir así va a frenar el crecimiento de la empresa.

Los seres humanos somos animales de costumbre, y las organizaciones son una máquina que opera en base a la costumbre. En las empresas estamos habituados a seguir haciendo las cosas como las hemos venido haciendo. Esta es una realidad, pero no es una regla ni algo imposible de cambiar. 

Todas las organizaciones comienzan utilizando los recursos tecnológicos que tienen a mano. Es por esto, que las hojas de cálculo son ampliamente utilizadas.

Muchas veces nos toca ver que las organizaciones sufren con las planillas y quieren dejar de tener datos en múltiples archivos, el trabajo se les hace inmanejable. ¿Cómo algo que era tan útil ahora es no lo es? ¿Por qué las empresas quieren alejarse del uso de planillas? 

Por nuestra experiencia nos damos cuenta que el problema no son las hojas de cálculo, si no el uso y propósito que se les da a estas al interior de las empresas medianas y pequeñas. Cuando se utiliza una hoja de cálculo como herramienta de comunicación o difusión, medio para recolectar datos de múltiples usuarios, y otras funciones, nacen los problemas de los cuales las empresas quieren huir: 

  • Ausencia de control de versiones.
  • Duplicidad de la información. 
  • Datos e información en múltiples documentos.
  • Inconsistencia de datos entre distintos documentos.
  • Ingreso de datos repetitivamente y en varias planillas.
  • Errores y datos de no cuadran.

Ante esta situación es que nace BlizWork.com para ayudar a las empresas a conducir el trabajo colaborativo permitiéndoles: 

  • Capturar datos de múltiples usuarios en distintas etapas de un proceso. 
  • Capturar datos de múltiples usuarios en distintas etapas de un proceso. 
  • Auditoría de datos, conociendo el quien ingresó la información y cuando la registró. 
  • Captura incremental de datos sin afectar la información previamente registrada. 
  • La información se obtiene desde la fuente sin intermediarios. 

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Cada beca consta de UF 20 o equivalente a 5 horas para el servicio de consultoría en implementación de procesos en BlizWork.com. Promoción no acumulable. 

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Preparar la empresa para escalar

El cambio organizacional para lograr la escalabilidad del tu negocio.

Carlos, es empresario y Director en su red de centros de salud. Con un grupo de 5 establecimientos en la Región Metropolitana busca crecer dentro de las principales ciudades de Chile. Su objetivo es claro, posee los recursos y un equipo que está preparado para soportar este crecimiento.  

Desde afuera todo se ve bien, no obstante, él reconoce que debe hacer cambios para que el crecimiento en costos no sea proporcional al aumento en ingresos. 

Carlos sabe que la viabilidad de su negocio depende de que el crecimiento en ingresos sea proporcionalmente mayor al aumento en los costos necesarios para lograr ese crecimiento. 

Una empresa que logra la escalabilidad estará multiplicando sus ingresos sin necesidad de aumentar proporcionalmente sus costos. 

Todas las empresas tienen la posibilidad prepararse para lograr la escalabilidad de su negocio. Una de las formas de conseguir esto es mediante la transformación digital del negocio. 

La transformación digital del negocio es el cambio organizacional a través del uso de la tecnología y el modelo de negocio para mejorar el rendimiento de la empresa y experiencia del cliente. 

La incorporación de la tecnología se puede generar en: 

  • Modelo de negocio. 
  • Canales de servicio.
  • Experiencia del cliente.
  • Manejo de datos e información.
  • Automatización de servicios.

En esta materia, BlizWork puede ser un gran aporte para todas las empresas que buscan escalabilidad, ya que encuentran una estructura sistematizada para automatizar sus procesos. Esto permitirá:

  • Reducir los plazos de implementación.  
  • Minimizar el riesgo de fracaso del proyecto. 
  • Evita incurrir en costos de hardware y estructura tecnológica. 
  • Maximizar la productividad del equipo de trabajo. 
  • Minimizar los costos de entrenamiento. 

BlizWork.com aporta a sus clientes la posibilidad de operar digitalmente sus procesos en forma estructurada pero flexible. 

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Aumenta la colaboración en tu equipo, aumentarás la satisfacción de tus clientes

Apoya el crecimiento con la gestión del cambio.

Natalia, es emprendedora y lidera su agencia de comunicaciones. Su empresa, con 7 años de vida, ya logró formar una cartera de clientes y un equipo de trabajo. Su objetivo es mejorar la coordinación, aumentar autonomía y supervisar el servicio que entregan a sus clientes. Ha probado muchas herramientas de apoyo a la gestión, pero ha fracaso en el proceso de adopción por parte del equipo. ¿Es su única opción la supervisión directa?

La adopción de nuevas metodologías de trabajo o herramientas es un desafío para las organizaciones y sus equipos de trabajo. En la era de la economía del conocimiento, es vital el uso de sistemas o software que nos ayuden a aumentar los niveles de colaboración y participación entre los propios compañeros.  

A través de los procesos de colaboración, las organizaciones tratan de que la información y el conocimiento fluyan dentro y fuera de la propia organización, ya que consideran que ello estimula la creación de conocimiento e innovación. 

La realidad es que cada aplicación o programa funciona adecuadamente, pero el factor de éxito en el uso es la gestión del cambio que involucra adoptar una nueva herramienta. 

De acuerdo con las investigaciones sobre las actitudes y percepción de los usuarios de tecnología, existe la “Escala de Actitud” (Loyd, Gressarg, 1984) que establece cuatro factores que inciden en el grado de adopción que puede desarrollar una persona frente a una nueva tecnología: 

  • La ansiedad percibida. 
  • La eficacia percibida o confianza
  • La satisfacción percibida
  • La satisfacción percibida

La gestión de todos estos elementos debe ser parte de los objetivos de Gestión del Cambio. 

Nuestro método para alcanzar el éxito en la adopción de una nueva herramienta en tu organización es: 

  • Acompaña la implementación con un proceso de gestión del cambio. 
  • Divide el proceso en etapas, desde lo más simple hasta lo más complejo
  • Define metas o logros claros en cada una etapa. 
  • Establece objetivos prácticos, alcanzables y medibles.
  • Comunica cada etapa del proceso de gestión del cambio. 

Cuando implementas la plataforma BlizWork.com dentro de tu organización, recibes nuestro apoyo y soporte para ejecutar la gestión del cambio, lo que te permitirá facilitar la adopción de BlizWork.com, aumentar el involucramiento y compromiso de tu equipo, y lograr traspasar los beneficios a tus clientes.  

Todo proyecto de implementación de BlizWork.com involucra el trabajo directo con nuestros “Support Partner” quienes te podrán ayudar a implementar los procesos operativos y de negocio de tu organización en BlizWork.com, te ayudarán a implementar los indicadores de gestión, reportes y adaptación de la plataforma.

Hay todo un equipo preparado para apoyarte y dispuestos a que obtengas el máximo rendimiento en tu organización.

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Experiencia del cliente: ¿Cómo utilizarla para fidelizar a tus clientes?

Tus clientes tienen alternativas y solo al entregar la mejor experiencia se quedarán junto a ti.

Julio, co-fundador y Gerente de Marketing & Venta, ha visto como en tiempos de COVID-19 su e-commerce se ha convertido en el principal canal de venta. Cada semana transmite a su equipo la misión: “entregar la mejor experiencia al cliente”. Todos comparten esto, no obstante, reconocen la dificultad que es lograr esto en un equipo pequeño y una empresa joven que se abre espacio en el mercado. 

Todas las empresas reconocen que la experiencia del cliente es vital para lograr la fidelización de ellos. Estudios demuestran que la experiencia de compra influye en la decisión de los clientes por sobre variables como precio, costos de envío, plazos de entrega y otras. 

La importancia de la experiencia del cliente logra llegar a ser la variable con mayor incidencia en el Valor Total del Cliente (CustomerLifetimeValue) de las empresas. Y esto impacta directamente en los resultados financieros de la empresa. 

La gran pregunta es ¿Cómo construir una experiencia de comprar? ¿Cómo lograr que esta experiencia sea excepcional? o ¿Cómo una empresa joven puede crear lograr este objetivo? 

Toda empresa, indistintamente del tamaño, mercado o tipo de negocio (B2B o B2C), tiene la necesidad de construir y mejorar continuamente la experiencia de compra y servicio de sus clientes. Es la forma para cautivar a estos y lograr la fidelización. Para esto cuentan la metodología “Customer Journey”.

El “Customer Journey” es el proceso por el cual el cliente pasa, interactúa y es acompañado por tu organización en todo el proceso de compra e incluso durante y después de esta (servicio post venta). 

Para la construcción del “Customer Journey” se puede iniciar con responder un set de preguntas esenciales (Richardson, A., 2010): 

  • Acciones: ¿Qué hace el cliente durante cada etapa de compra? ¿Cuáles son las actividades internas que se ejecutan para entregar la compra al cliente?
  • Motivaciones: ¿Cuáles son las motivaciones del cliente en avanzar de una etapa a otra?
  • Preguntas: ¿Cuáles son las incertidumbres que impiden al cliente avanzar en su compra?
  • Barreras: ¿Cuáles son los procesos, costos, implementación y otras barreras que impiden al cliente avanzar en su proceso de compra?

Por nuestra parte, recomendamos que para mejorar continuamente la experiencia al cliente, tengas en consideración: 

  • Diseñar el “Customer Journey” y detallar cada etapa de interacción con el cliente. 
  • Incluir dentro del “Customer Jurney” todas las actividades tanto pre-venta, venta y post-venta.
  • Incorporar la visión de procesos en la gestión del cliente, tanto antes como después de la transacción. 
  • Automatizar las acciones que ejecuta tu organización, esto permitirá generar escalabilidad

El trabajo continuo de mejora de la experiencia del cliente plantea el desafío de integrar las funciones de cada área en la empresa e incluso con sus socios externos (transportista, delivery, otros). Es aquí donde BlizWork.com representa la solución para conseguir este objetivo.

Blizwork.com, apoyo a la transformación digital.

BlizWork es la nueva ayuda a las organizaciones que buscan adaptarse al mundo digital y adecuar su operación para lograr la transformación digital de su negocio y prosperar en el nuevo mundo.

Cuando usas Blizwork en tu empresa, logras manejar cada proceso en forma digital permitiendo un trabajo orquestado entre tu staff y proveedores o clientes. Veras que simple es funcionar con una cadena de valor digitaliza y trabajar con tus socios de negocio en forma orquestada, todo en una sola plataforma e integrada con tus sistemas ERP, WMS, CRM y otros.

En BlizWork estamos preparados para conocer, escuchar y acompañar el proceso de transformación digital. Escríbenos y un asesor especializado te contactará para conocer tus objetivos y desafíos.

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Entrega una experiencia de compra excepcional a tus clientes

Automatiza el proceso de fulfillment y deja de hacer tareas manuales. 

Las ventas en las tiendas online no se detiene y seguirán creciendo. Con la misma rapidez aparecen los problemas de preparación y despacho de pedidos en las empresas. Mejorar el proceso fulfillment y automatizar estos pasos es la mejor solución a explorar. Aquí te cuento detalles.

Los equipos comerciales, administrativos y de bodega sufren el problema de poder responder con rapidez a los clientes, preparar los pedidos y continuar vendiendo.

Muchos líderes del equipo comercial, vendedores y administrativos ven que su tiempo se consume en tareas de preparación de pedidos, organización de despachos, verificación de pagos, este es el conocido proceso fullfillment.

Muchas organizaciones ya han actuado y tomado las decisiones para incorporar escalabilidad a su proceso, logrando mantener la agilidad en los despachos, controlando costos y manteniendo el nivel de servicio al cliente. Esto lo han logrado por medio del uso de herramientas de automatización de proceso.

La solución está en estandarizar y automatizar todo el proceso de fullfillment, y para esto puedes usar BlizWork.com.

Una vez que se recibe la solicitud pedido y confirmas el pago, se inicia el proceso general de fullfillment y que está compuesto por una serie de subprocesos:

  • Preparación del pedido (asignar sku y cantidad al pedido).
  • Picking del producto (recolección del producto desde almacén).
  • Packing del producto (preparación del bulto y envase para entrega).
  • Recogida de transporte (entrega del bulto al responsable de transportarlo).
  • Transporte hacia el cliente final (entrega del producto al destinatario).

Cuando ocupas la estandarización y coordinación de las actividades logras atender un pedido de manera óptima, cumpliendo con cuatro elementos claves:

  • Rapidez: entregando los productos dentro del plazo o antes.
  • Precisión: hacer llegar el producto exacto y en las condiciones ofrecidas.
  • Escalabilidad: mantener la rapidez y precisión conforme aumentan las ventas.
  • Servicio: efectuar seguimiento de los pedidos y cumplir los objetivos de satisfacción del cliente.
  • Comunicación: Entregar información al cliente en forma continua.

Es importante estar atento a las señales que entrega el proceso de fulfillment. Intervenir el proceso y hacer las mejoras en forma oportuna permitirá mantener el nivel de servicio a los clientes.

Aprovecha al máximo las fortalezas de Blizwork.com


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Teletrabajo y Seguridad

Teletrabajo y Seguridad

El trabajo remoto no debe ser inseguro.

Seuridad en el Teletrabajo

Lo que en algún momento pareció una opción, el corona-virus lo convirtió en una obligación: el teletrabajo.

Cuando la forma de trabajo cambia tan repentinamente, se corre el riesgo de que aspectos tan importantes como la seguridad y el control de acceso a la información, pasen a tercer o cuarto plano.

Esto no está bien, ya que el trabajo remoto no debería implicar riesgos de seguridad para nuestros datos o los datos de nuestros clientes.

Para ayudarte, hemos preparado esta pequeña lista de aspectos que las empresas deben considerar para mantener el mismo estándar de seguridad que en el trabajo local, o incluso, mejor ¿Por qué no?

Proteger nuestra WiFi (red inalámbrica):

  • En lo posible, no usar el nombre por defecto, sino un nombre definido por nosotros. Esto, siempre que el proveedor del equipo lo permita.
  • Utilizar una clave de WiFi fuerte: Combinar mayúsculas y minúsculas, incluir símbolos y números, con un largo no menor a 10 caracteres.
  • Utilizar el mayor nivel de encriptación que permita el router. Consulta el manual del equipo o pide ayuda a tu proveedor de Internet.
  • Mantener el router actualizado. Si es de responsabilidad del proveedor, pedir por escrito que se actualice a la última versión disponible.
  • Utilizar las funciones de cortafuego (firewall) del router.


Privacidad:

  • No permitir el acceso de extraños, amigos o conocidos a los equipos y documentos de la empresa.
  • No mantener contraseñas a la vista, en sticky notes o post-it notes.
  • Utilizar contraseña para desbloquear el computador.
  • Encriptar el disco del computador. Tanto Windows como macOS ofrecen esta función.
  • Deshabilitar el acceso de “invitado” al equipo. Sólo permitir el acceso autenticado al computador.
  • Habilitar la funcionalidad de cortafuego. De nuevo, tanto Windows como macOS ofrecen esta función de seguridad.
  • Si no son estrictamente necesarias, deshabilitar las funciones de compartir disco, impresora e Internet.


Integridad:

  • No utilizar software de origen desconocido o dudoso.
  • Tratar de utilizar exclusivamente software aprobado por la empresa.
  • Mantener la mayor cantidad de archivos y datos en la nube de la empresa, minimizando el almacenamiento local de información.
  • Ante cualquier duda o sospecha de virus, acceso no autorizado, o corrupción de información, dar aviso inmediatamente.


Estas son las medidas que hemos adoptado como equipo de trabajo ¿Conoces otras medias que deban tomarse? Por favor comparte tus consejos.

Si esa información te parece útil, compártela con tus colegas y conocidos.

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