El abastecimiento y compra es otro proceso común para todas las empresas. Todas las organizaciones buscan gobernanza en sus procesos, control, gestión y agilidad. Aquí te mostramos que es posible tener gobernanza y agilidad al mismo tiempo.
Las empresas y sus equipos necesitan que los procesos fluyan, que se efectúen en orden, con gobernanza, transparencia y orquestadamente entre el equipo (solicitante, comprador, gerente autorizador, contabilidad, almacén y finanzas).
Para muchas organizaciones, es un desafío lograr que las compras fluyan. Es fácil ver a directores, gerentes y su staff quejarse por lo lento del proceso de compra, descoordinación durante el proceso, ausencia de autorizaciones, actividades que son saltadas o inconsistencia entre lo solicitado y comprado.
Si este es tu problema, BlizWork tiene una solución para tí.
Diagrama flujo proceso abastecimiento en BlizWork.
En BlizWork.com estamos convencidos que las empresas pueden tener un proceso de adquisición ordenado y a la vez rápido. También creemos que las instancias de autorización, control y gestión del proceso no son obstáculos para las personas ni para que el proceso fluya con agilidad.
Si al igual que nosotros, tiene una fuerte convicción que su proceso de abastecimiento puede ser fluido y a la vez organizado, o desea aumentar los niveles de gobernanza sin perder rapidez, aquí encontró el camino para lograrlo. Cree su cuenta gratuita en BlizWork y comienza la transformación de su organización aquí.
Para comenzar con el cambio, necesita crear un diagrama de flujo de su proceso de abastecimiento o utilizar nuestra plantilla para luego adaptarla a su proceso. Este diagrama es totalmente editable y se puede adaptar a su organización. Esta plantilla pertenece a nuestra biblioteca y es gratis.
Cuando utilizas una plantilla, estás aprovechando toda una estructura que está hecha, probada y lista para ser utilizada. Solo debe configurar los usuarios en los roles respectivos. Si es necesario hacer cambios en el diagrama, puede editar el proceso para agregar o eliminar una actividad. Todo esto es posible gracias a la interfaz amigable y sin programación (low-code).
Los beneficios de automatizar tu proceso de abastecimiento
Organización
Organiza todo tu equipo en torno a un proceso único, simple y digital. Incluso podrás incorporar a tus proveedores o clientes para mejorar la coordinación.
Gobernanza
Lograrás aumentar los niveles de gobernanza mediante autorización de ordenes de compra y una jerarquía de aprobación.
Servicio
Disminuye los tiempos de procesamiento y aumenta el nivel de servicio, procesamiento y producción. De esta manera estarás mejorando el nivel de servicio a tus clientes.
Automatización
Transforma las actividades manuales en automáticas. Deja que todas las actividades repetitivas se conviertan en actividades automáticamente efectuadas por BlizWork.
Lograrás aumentar la coordinación del equipo, ahorrar tiempo, disminuir errores y dedicar el tiempo a actividades de mayor valor.
Trazabilidad
Captura y registra cada paso en el sistema, obtendrás trazabilidad de cada acción. Podrás mejorar tus procesos y tener mayor control.
Plantilla para editar: Diagrama de flujo proceso abastecimiento.
Este proceso abarca desde la solicitud de compra hasta la recepción (bien o servicio), pasando entre medio por la cotización a proveedores, autorización de gerencia, compra y emisión de orden de compra. En este proceso se involucra tanto al staff interno de la empresa como a los proveedores, todos actúan en un proceso único.
Línea del solicitante
En esta línea, la persona de la organización que necesita contratar algún servicio o comprar algún bien, registra la solicitud de compra. Mediante un formulario que diseñas previamente, el usuario registra las especificaciones de su requerimiento (cantidad, nombre producto, fotografía y más).
Una vez que el requerimiento está completo, BlizWork permite al usuario avanzar con su pedido, quedando ingresado en el sistema e identificado con un número de ticket para la posterior trazabilidad y control (plazo transcurrido, etapa de avance y más).
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Línea del gerente
En esta línea, el rol de jefatura o gerente efectúa dos acciones claves dentro del proceso y la gobernanza de la organización.
El primero corresponde a la aprobación de la solicitud de compra efectuado por el solicitante. BlizWork notifica en forma automática al gerente cada vez que recibe una solicitud para su aprobación. También, es posible enviar recordatorios cada cierta frecuencia de tiempo. La aprobación es dentro de BlizWork y captura todos los datos de la autorización (usuario, fecha, hora, etc.).
El segundo paso que efectúa el gerente corresponde al análisis de las cotizaciones recibidas y posterior aprobación de la cotización sugerida por el comprador. Esta aprobación digital queda registrada y otorga todo el nivel de gobernanza que requiere la organización.
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Línea del comprador
En esta línea, el rol de comprador efectúa las actividades de solicitud de cotización a los proveedores.
También, y una vez que existe la aprobación de parte del rol de gerente, el comprador recibe la notificación y emite la orden de compra al proveedor.
Posteriormente, efectúa la coordinación de entrega de los productos o la prestación del servicio. También carga la factura a este ticket, la cual queda disponible junto a la restante documentación generada en los pasos anteriores (Cotizaciones, Orden de Compra, etc).
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Línea del almacén
En esta línea, el encargado del almacén registra la recepción de los bienes. En este paso, se puede cargar una fotografía o evidencia de la recepción del producto (y sus condiciones). Todo esto queda asociado al número de ticket.
El encargado cierra su participación mediante la autorización de recepción e ingreso a bodega, capturando los todos los datos de la recepción (guía de despacho, fecha, evidencias y todo lo que necesites).
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Línea de finanzas
Finalmente, y una vez que se cumplieron los pasos anteriores conforme a la política, requisitos y información mínima requerida, entra en acción el rol de finanza efectuando el pago de la factura.
Recuerda que BlizWork envía notificaciones automáticas y programables, estas pueden ser cuando se concluye una actividad o cuando se cumple un plazo límite. Todo esto ayuda aumentar la coordinación y reducir retrasos.
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